Administrowanie pojazdami i kierowcami – czy warto zlecić na zewnątrz?

Prężnie działająca firma transportowa to źródło dużych dochodów, ale także potężny organizm, którym trzeba sprawnie zarządzać. Z czasem własne zasoby mogą okazać się niewystarczające, a przeszkolenie nowych pracowników jest kosztowne i czasochłonne. W takiej sytuacji warto rozważyć przekazanie niektórych obowiązków firmie zewnętrznej. Sporym zainteresowaniem przedsiębiorców cieszy się przede wszystkim usługa administrowania pojazdami i kierowcami. Na czym to właściwie polega?

Administrowanie pojazdami – aby nic nie umknęło

Administrowanie flotą pojazdów nie jest zbyt skomplikowane, ale do czasu. Gdy flota rozrasta się do np. 100 samochodów prowadzenie ewidencji, serwisowanie czy pilnowanie dokumentacji staje się bardzo uciążliwe.

Firmy oferujące administrowanie pojazdami zajmują się przede wszystkim:

• Ewidencjonowaniem dokumentów, pozwoleń itd.
• Nadzorowaniem wydatków paliwowych i serwisowych
• Gromadzeniem informacji na temat pojazdów i różnych urządzeń, jak np. windy
• Rozliczaniem i usuwaniem szkód

Kluczowym składnikiem takiej oferty jest także dbanie o odpowiedni stan techniczny pojazdów, pilnowanie terminów przeglądów i legalizacji oraz reagowanie na pojawiające się awarie. Ważne jest również bieżące prowadzenie ewidencji pracy samochodów, dzięki czemu przedsiębiorca ma pełną wiedzę na temat kosztów eksploatacji oraz aktualnego położenia jego majątku.

Administrowanie kierowcami – nie tylko prowadzenie dokumentacji

Administrowanie kierowcami można oczywiście realizować z poziomu kadr, ale nie każda firma ma taki dział, a poza tym kadrowa niekoniecznie zna specyfikę pracy w logistyce. Firmy oferujące outsourcing tej usługi zdejmują z barków właściciela przede wszystkim:

• Obowiązek pilnowania badań okresowych i licencyjnych
• Kontrolowanie czasu pracy
• Rejestrację kierowców wraz z procedurą uzyskiwania uprawnień
• Ewidencjonowanie wszelkiej dokumentacji pracowniczej
• Gromadzenie informacji na temat kierowców, w tym historii wypadków, kar etc.

Administrowanie pojazdami i kierowcami nie jest więc tylko zwykłym prowadzeniem teczek i wrzucaniem do nich kolejnych dokumentów. To jedno z najbardziej wymagających zadań związanych z prowadzeniem firmy transportowej. Można je oczywiście realizować samodzielnie, jednak w niektórych sytuacjach warto rozważyć powierzenie tego obowiązku komuś innemu – oczywiście w granicach rozsądnych kosztów.