Jak narzędzia do zarządzania flotą mogą uprościć dokumentację i oszczędzić czas?

„Papierologia” obrosła mitami w każdej branży, nie da się jednak ukryć, że rosnąca liczba dokumentów przy zarządzaniu flotą może przytłoczyć. I to niezależnie od skali, ale im więcej pojazdów, tym temat staje się bardziej skomplikowany.

Na szczęście na każdy problem można znaleźć rozwiązanie, a w tym przypadku są to narzędzia do zarządzania flotą, które pozwalają przenieść dokumentację do cyfrowego świata. Zalety? Przede wszystkim oszczędność czasu, ale także zmniejszenie kosztów czy większe bezpieczeństwo danych.

Czym są narzędzia do zarządzania flotą i dlaczego są potrzebne?

Flota to znacznie więcej niż same pojazdy – w wielu firmach to kluczowy element logistyki. I to niezależnie od tego, czy chodzi o niewielkie przedsiębiorstwo transportowe z kilkoma samochodami, czy o giganta z setkami lub tysiącami samochodów.

Narzędzia do zarządzania flotą stanowią więc podstawę organizacji, monitorowania i optymalizacji działań tejże floty.

Niestety, w wielu firmach prace opierają się na przestarzałych rozwiązaniach (Excel i papierowa dokumentacja) lub kilku niepowiązanych ze sobą systemach. A taki chaos może dużo kosztować – i to dosłownie, ponieważ łatwo tutaj o błędy, które będą skutkować stratami finansowymi.

Cyfryzacja staje się więc koniecznością, co dobrze obrazuje gromadzenie i archiwizowanie dokumentów – kluczowego, ale problematycznego składnika, jeśli chodzi o zarządzanie flotą pojazdów.

Jak narzędzia automatyzują dokumentację floty?

Programy do zarządzania flotą niosą szereg korzyści, ale w dużej mierze każda z zalet wiąże się ze zdigitalizowaniem dokumentacji. Nowoczesne narzędzia nie tylko eliminują konieczność ręcznego wprowadzania danych, zastępując je automatycznym pobieraniem informacji w czasie rzeczywistym, ale również przyspieszają te procesy.

Zamiast papierowych protokołów, pojawiają się e-protokoły, zamiast ręcznego spisywania liczników i stanów paliwa, automatyczne pobieranie danych, zamiast rozproszonych terminarzy, zbieranie ważnych dat w jednym miejscu oraz funkcje wysyłania przypomnień.

Oczywiście, lista zmian jest znacznie dłuższa, bo technologia może przejąć większość obowiązków lub – przynajmniej – znacznie je usprawnić.

Efektywniejsza praca to jedno, ale w ślad za tym idą realne oszczędności w postaci redukcji czasu poświęconego na wypełnianie papierowych dokumentów czy ograniczenie liczby prostych błędów w rozliczeniach.

Jakie korzyści oferują nowoczesne systemy zarządzania flotą?

Fakt, że coraz więcej firm z branży transportowej, spedycyjnej czy logistycznej sięga po profesjonalne narzędzia do zarządzania flotą, nie jest dziełem przypadku. Wprost przeciwnie – to kwestia zalet, które niosą za sobą te rozwiązania.

O kilku z nich już wspomnieliśmy, ale warto pogłębić temat. I tak, poza oszczędnością czasu i automatyzacją procesów, systemy do zarządzania flotą wpływają także na bezpieczeństwo oraz finanse.

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo można rozważać w dwóch kontekstach – bezpieczeństwo samych dokumentów, które mają swoje cyfrowe kopie i nie są podatne na przypadkowe zniszczenie, jak i bezpieczeństwo pracy kierowców czy pojazdów. Systemy ułatwiają chociażby monitorowanie stanu pojazdów, co pozwala ograniczać ryzyko awarii, a także pozwalają analizować styl jazdy kierowców, co umożliwia reagowanie na wszelkie nieprawidłowości.

Finanse

Podobnie, jak w przypadku bezpieczeństwa, i tutaj można rozpatrywać dwa scenariusze. Pierwszy z nich to oszczędności wynikające ze zmniejszenia kosztów (np. wynajmu powierzchni na archiwizację dokumentów) i ograniczenia ryzyka zapłaty kar finansowych za nieaktualne przeglądy czy przeterminowane ubezpieczenie. Drugą kwestią jest uwolnienie czasu pracowników, bo system przejmuje część obowiązków.

Przenieś dokumentacje floty do nowoczesnego systemu

Czy Twoja firma może skorzystać na bardziej cyfrowym podejściu do zarządzania flotą? Z całą pewnością tak, ale zamiast słów, oferujemy możliwość samodzielnego przetestowania takiego oprogramowania.

W Navifleet udostępniamy nasze systemy na 30 dni do całkowicie bezpłatnego i niezobowiązującego sprawdzenia ich funkcjonalności w praktyce. W tym czasie masz dostęp do wszystkich modułów i możesz zobaczyć, jak zmienią pracę w Twojej firmie.

Poznaj więcej szczegółów, odwiedzając naszą stronę internetową lub skontaktuj się z nami w celu umówienia prezentacji.