Zlecenie transportowe: jakie informacje MUSI zawierać?

Zlecenie transportowe to po prostu umowa zawarta pomiędzy zleceniodawcą a firmą, która realizuje transport np. towarów – najczęściej drogowy. Jest to szczegółowy dokument precyzyjnie regulujący obowiązki przewoźnika oraz oczekiwania właściciela towaru. Zlecenie transportowe jest punktem wyjścia do sposobu realizacji przewozu. Firma podejmująca się zlecenia musi więc zastosować się do zawartych w tym dokumencie wytycznych. Jakie informacje muszą się znaleźć w zleceniu transportowym? Te najważniejsze wymieniamy w naszym poradniku.

Dokładny opis rodzaju usługi

Nie powinno to być tylko zdawkowe: „Zleca się przewóz towaru X z punktu A do punktu B”. Warto jak najdokładniej opisać przedmiot zlecenia, włącznie z zaznaczeniem, jaka będzie data załadunku i rozładunku, kto będzie siedzieć za kierownicą pojazdu (jeśli na tym etapie można to ustalić), a także podać precyzyjny adres załadunku i rozładunku. Dodatkowo sugerujemy wpisanie numerów kontaktowych do osób zaangażowanych w wykonanie usługi.

Dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy

Tutaj uwaga: jeśli zlecenie transportowe zawiera pośrednik, np. firma reprezentującą inny podmiot, to w umowie należy zawrzeć dany wszystkich stron tej transakcji. Nie zapominamy o kompleksowym podaniu danych, czyli nie tylko samych imion i nazwisk, ale pełnych nazw przedsiębiorstw, numerów NIP, REGON, ewentualnie KRS, numerów telefonów, adresów e-mail etc.

Ustalenie szczegółów dotyczących płatności za usługę

To bardzo ważna kwestia, którą najlepiej jest uregulować właśnie na poziomie zlecenia transportowego. W umowie wpisujemy, jaką formą płatności uzgodniły obie strony – czy jest to przelew, czy może gotówka (nie zawsze będzie to możliwe, jeśli wartość zlecenia opiewa na znaczną kwotę). Do tego dochodzi oczywiście okres rozliczenia. Należy wyraźnie zaznaczyć, w jakim terminie zleceniodawca jest zobowiązany uregulować należność za wykonaną usługę przewozową.

Wykaz obowiązków, praw i odpowiedzialności obu stron umowy

Istotne jest, aby nie były to prawa czy obowiązki wzięte „z sufitu”, ale wprost wynikające z przepisów polskiego i europejskiego prawa. Jeśli strony nie mogą tego ustalić, należy poprosić o pomoc kancelarię prawną specjalizującą się w prawie handlowym i przewozowym, albo agencję celną.

Ponadto w zleceniu transportowym podajemy wszelkie dodatkowe wytyczne dla przewoźnika, np. preferowaną przez zleceniodawcę trasę przejazdu czy wykaz miejsc, w których kierowca może zatrzymywać się na pauzę.